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People Development (人才發展)是我的專業,筆者過去專職外商及科技業儲備幹部、中高階主管培訓,不管是 1–1 coaching, team building, classroom learning,有個重要心得是「每個人都該懂人才發展」。因為,唯有了解、發展自己、把自己當作潛力無窮的種子努力灌溉,才有機會挖掘天賦、順勢而行。

提到簡報技巧,大家第一個想到的其實是簡報「製作」跟「表達」,而本系列來到第三講,也就是「簡報技巧製作篇」。提醒一下,如果還沒看到前兩篇的,可以回頭複習「心態」跟「概念」,講的是心法,也是最容易被忽略卻很重要的部分。

六脈思考法 — 呈現你的概念

前兩講提到許多觀念,但當你打開一份空白簡報時,會不會有不知從何著手的困惑。這裡介紹六脈思考法,透過以下問題讓自己的報告更加完整。

六脈思考法(也稱4W2H) 提供完整的構想,但其順序不是那麼重要,會因為不同簡報,而有不同的比重。以下這些問題,都是幫助你在著手時詢問自己,並不是每個問題都要涵蓋到,可以把他當作檢查思路的工具。

圖中的幾個問題,適用於「報告」及「解說」類型的簡報,「演講」和「推銷」型的簡報比較不適用。而當中又以Who/What, How 來說最重要,一般來說,簡報從Why和Who/What 開始談最好,通常只要一頁,就能讓聽眾進入到你的報告中。

簡報製作基本要素

如果搜尋「簡報製作」,會找到不少排版美工建議,我主觀地認為排版這件事很主觀(真饒舌)。所以這裡介紹七點基本建議,符合一般中規中矩的報告的原則,不討論特殊案例。為什麼是七點?因為太多重點等於沒有重點,七已經是記憶極限了,不要被這些建議混肴,就挑你最有感的開始做吧!

  1. 標題才容易理解,聽眾知道你說到哪
  2. 標體字體建議 40p、內文24–32p,每則訊息控制在兩行以內
  3. 慎選字型,除了新細明體和標楷體,你還有微軟正黑體或其他…(但Medium不支援其他字型,華人作者的痛)
  4. 好的圖表勝過千言萬語
  5. 每次只強調一個訴求,每頁均有企圖表達中心思想
  6. 不要把你要說的話全放上去
  7. Keep It Simple Short (KISS) 太多重點=沒有重點

談談第四點:現代人大多喜歡看圖勝過文字,適當的示意圖是必要的,現在的專業攝影很多,免費資源也不少,可以善用搜尋。即便內容以文字為主,也可嘗試用圖像表達。以這堂簡報課來說,右邊的圖像投影片是不是會比左邊的更加吸睛呢?

資料的整理:讓版面更清爽易讀

最可怕的投影片是密密麻麻的文字,甚至把你的稿子都貼上去,字體小的台下的人都難以閱讀,昏昏欲睡。通常這種情況源自於講者本身不擅長整理資訊,所以我們花一點點時間來討論「精簡」。

精簡就是將資料進一步的整理、去蕪存菁的過程,我們以<關鍵簡報術>書中的範例來呈現:

原始資料

來幫這張投影片做第一階段的整形美化,下圖做了三件事來強調重點: 1. 一開頭先放結論 2. 將資料排列、區隔 3.分欄整理

第一階段修改

修改後雖然比較容易閱讀,但文字還是很多,聽眾需要花時間才能一一了解。所以我們再進一步整理資料如下:

1.每一段都給予小結論 2. 增加版面編排的明顯對比 3. 運用表格(或隱形表格)整理資訊

第二階段修改

比較一下,修改後的版面清爽許多,而且你會發現,在報告的時候會更容易。因為這些都是整理、消化吸收過的資訊,是有邏輯且富有講者生命的。

以上的示範是很基本的文字精簡,如果時間允許,還可以透過圖表或美工來增加聽眾印象。無論如何,對簡報新手來說,請旁人看看完工的簡報給予建議是很好的,這些技巧多練習幾次就容易上手,是簡單又實用的必殺技。

最好不要這麼做

關於製作簡報,網路上有非常多方法跟建議,我很難跟各位說「一定要怎麼做」,但「失敗」的倒是有跡可循,這部分可以參考這個影片:

簡報製作的部分我們談到這裡,或許有人會問那美工呢?設計呢?這塊建議各位要觀察所在組織的風格來進行調整,畢竟廣告公司跟科技公司需要的樣貌是截然不同的。這裡提供一個還蠻淺顯易懂的參考資料,對視覺有興趣的可以往下閱讀:

最後提醒各位讀者,在網路或課堂學到的工具或方法(包含此篇),只是幫助你更有依歸,不需要被牽著鼻子走。更多簡報系列相關文章在這裡:

如果你想繼續看這系列文章,我會再加碼寫「簡報技巧 — 番外篇」,分享「不同類型的簡報架構」、或「如何回應Q&A時間」等常見職場技巧!

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