Proje Yönetmeni-Proje Kapanış
Proje Yaşam Döngüsü #6
Proje yaşam döngüsünün 5. ve son adımı kapanış sürecidir. Projeyi başarılı bir şekilde tamamlayabilmenin püf noktalarından olan bu sürecin neleri içerdiğini açıklamaya çalışacağım bu yazıda.
Her konuda olduğu gibi projelerde de süreç nasıl başlarsa öyle biter diyebiliriz. Bundan önceki 4 adımda yapılması gerekenleri etkili bir şekilde yaptığımızda kapanışı da olması gerektiği gibi yapacağımıza şüphe yoktur. Tersi durumda da kapanışın olumsuz sonuçlanacağını söylemek çok da zor değildir.
Kapanışlar her ne olursa olsun keyifli anlardır. Birçok tecrübe edinilmiş ve sona gelinmiştir artık. Bir nevi karne günüdür.
Projenin doğru bir şekilde kapatılması için yapılması gerekenleri 5 maddede özetleyebiliriz.
Kapsamın Onaylanması
Proje başlangıç adımında proje ve ürün kapsamını belirlemiştik. Nasıl bir ürün elde edeceğimizi ve ürünü nasıl bir yöntemle elde edeceğimizi detaylı bir şekilde tanımlamıştık. Proje kapanış adımında yaptığımız kapsam tanımlarını doğrulamamız gerekmektedir. Kısacası doğru ürün/hizmet elde edildi mi, ürün/hizmet doğru yollarla mı elde edildi sorularına olumlu yanıtlar verebilmeliyiz.
Sözleşmelerin Kapatılması
Projelerde pek çok paydaş vardır ve dolayısıyla bir çok sözleşme yapılmış olması söz konusudur. Proje süresince geçerli olan tüm sözleşmeler muhataplarıyla birlikte sonlandırılmalıdır. Projelerin ardından proje ürünün satışı, bakımı, garantisi veya yaşatılması ile ilgili yeni bir süreç başlayacaktır. Başlayacak bu yeni sürecin sözleşmeleri de kapanış adımında yapılmalıdır.
Alınan Derslerin Gözden Geçirilmesi
Projelerin en önemli faydası projede görev alan tüm kurumların ve bireylerin sayısız yeni tecrübe ve bilgi edinmiş olmasıdır. Projeler de tıpkı insanlar gibi doğar, yaşar ve ölür. Bir insanın en tecrübeli olduğu zaman ömrünün son günüdür. Projelerde de en çok tecrübenin biriktiği nokta kapanış adımıdır. Alınan derslerin mutlaka entellektüel sermayeye dönüştürülmesi gerekmektedir. Bunun etkili bir şekilde yapılabilmesi için projenin başlangıcından itibaren çıkarılan tüm dersler mutlaka yazılı olmalı ve proje ekibiyle paylaşılmalıdır.
Kapanış Raporu
Projelerde kontrol altında tutulması gereken 3 temel unsur zaman, maliyet ve kalite üçlüsüdür. Projenin planlanan ve gerçekleşen zaman çizelgesi, planlanan ve gerçekleşen maliyet detayları, planlanan ve gerçekleşen proje ve ürün kapsamı detaylı bir şekilde raporda yer almalıdır. Ayrıca yapılan önemli toplantıların notları, entegre değişikliklerin listesi, sözleşmeler gibi pek çok önemli doküman kapanış raporunda yer almalıdır. Bu raporları hazırlamak önemli olduğu kadar zahmetlidir de. Proje yönetiminde dijital bir proje yönetim aracı kullanıldığında kapanış raporunu hazırlamak bir kaç tıkla mümkün olabilmektedir.
Kutlama
İyisiyle kötüsüyle bir proje tamamlanmıştır artık. Proje ekibi ve paydaşları başlangıç toplantısında olduğu gibi kapanışında da bir araya gelmelidir. Bir akşam yemeği, bir pasta kesme veya neşeli bir kapanış toplantısı proje ekibinin motivasyonunu ve gelecek projelerdeki başarısını arttıracaktır.
“Proje Yönetmeni” yazı serimin 7. ve son yazısıyla proje yaşam döngüsü konusunu böylelikle tamamlamış bulunmaktayım. Bu kısımla ilgili soru ve görüşleriniz olursa [email protected] adresinden benimle iletişim kurmanız beni mutlu edecektir. Yazıyı beğendiyseniz aşağıda bulunan “Alkış” butonuna tıklayarak yazının daha geniş kitlelere ulaşmasını sağlayabilirsiniz. Sağlıklı günler dilerim.
M. Safa Orakçı
Makine Yük. Mühendisi (Phd)
Diğer yazılarıma da göz atabilirsiniz.
