Proje Yönetmeni-Proje İzleme ve Kontrol
Proje Yaşam Döngüsü #6
Proje yaşam döngüsünün 4. Adımı izleme ve kontrol sürecidir. Projeyi başarılı bir şekilde tamamlayabilmenin püf noktalarından olan bu sürecin neleri içerdiğini ve neden izlemek ve kontrol etmek zorunda olduğumuzu açıklamaya çalışacağım bu yazıda.
Projeler başından sonuna kadar çok fazla aktivite içerirler. Bütçe çalışmaları, tedarik işlemleri, kaynak tahsisi, iletişimin sağlanması, zaman yönetimi gibi faaliyetler ciddi bir disiplinli çalışma mekanizması gerektirmektedir.
Planlama adımında öngörüleri yapılan tüm sürecin uygulama adımında hayata geçirilmesi sağlanır. Öngörülenler ile gerçekleşenler arasında kopukluk olup olmadığını anlayabilmek için izleme ve kontrol süreçlerini doğru işletmek proje yönetimi açısından şarttır.
İzleme ve kontrol süreçlerinde neler yapılması gerektiğinden bahsetmeden önce bu sürecin faydalarından kısaca bahsetmek gerekiyor.
Neden Kontrol Ediyoruz?
- Sorunları önceden tespit edebilmek için
- Düzeltici önlemler alabilmek için
- Öngörülen kaliteyi yakalamak için
- Öngörülen bütçede işi tamamlamak için
- Öngörülen zamanda projeyi gerçekleştirmek için
- Riskleri kontrol altında tutmak için.
Her ne kadar çok detaylı bir planlama ve mükemmel bir uygulama yapıyor olsak da izleme ve kontrol süreci olmadan bunların pek de bir anlamı yoktur.
İzleme ve kontrol adımınına konu olan başlıklar şu şekildedir;
- Proje Çalışmaları
Proje planı hazırlanırken bir iş kırılım yapısı ve zaman çizelgesi oluşturulur. Bu çoğunlukla yüzlerce hatta binlerce iş adımı demektir. İş adımlarının yapılıp yapılmadığının kontrol altında tutulması için gerekli çalışmalar proje yöneticileri tarafından yapılmalıdır.
- Entegre değişiklikler
Bir proje kapsamı ne kadar net olursa olsun, planlama ne kadar hassas yapılmış olursa olsun yine de pek çok değişiklik ve revizyon gerekliliği ile karşılaşmak olasıdır. Hatta projelerde kapsamın bile revize edilmesi söz konusu olabilir. Bu durumlarda proje yöneticisi tarafından entegre değişiklik yönetiminin doğru işletilmesi çok önemlidir.
Değişiklik taleplerinin zamanı ve bütçeyi nasıl etkileyeceği, başka değişikliklere kapı açıp açmayacağı, ekibin bu değişikliklerin altından kalkabilme durumu gibi konular hassas bir şekilde incelenerek üst yönetim proje yöneticisi tarafından bilgilendirilmelidir.
- Kapsamın onaylatılması
Doğru ürün elde ediliyor mu, ürün doğru yollarla elde ediliyor mu? Proje uygulaması başladığı andan itibaren bu soru düzenli olarak sorulmalı ve kapsamın düzenli olarak kontrol edilmesi gerekmektedir.
- Kalite kontrolü
Proje başlangıç adımında ürün kapsamı belirlenir. Ürün kapsamı SMART (specific, measurable, achieveable, realistic, timely) olacak şekilde tanımlanmalıdır. Yapılan bu tanım ürünü veya hizmeti tüm detaylarıyla tarif eder. Uygulama başladığı andan itibaren istenen özelliklere sahip ürün veya hizmetin elde edilip edilmiyor olduğunu kontrol etmek gereklidir.
- Maliyet kontrolü
Proje üçgeninin (zaman, maliyet ve kalite) en önemli bileşenlerinden biri işin maliyetidir. Proje başlangıç adımında proje kapsamına uygun olacak şekilde bir bütçe belirlenir ve bu bütçeyi aşmadan proje tamamlanmaya çalışılır. Maliyeti kontrol altında tutmanın ilk adımı planlama adımında paramızı nasıl harcayacağımızı belirliyor olmamızdan geçer.
Uygulama adımından itibaren sürekli olarak kontrol edilmesi gereken noktalar şunlardır; öngörülen maliyetlerle projenin tamamlanma durumu ve bütçenin aşılmasına yol açacak herhangi bir riskin olup olmadığıdır.
- Zaman kontrolü
Proje üçgeninde kontrolü en zor olan adım belki de zamandır. Projenin öngörülen zamanda bitmesini sağlamak oldukça zor bir iştir. Üstesinden gelmenin yolu da iyi bir planlamadan ve zaman çizelgesini izleme ve kontrol etmekten geçer.
- Performans ölçümleri
Performans çıktıları projenin olumlu mu yoksa olumsuz bir rotada mı seyrettiği hakkında bizi bilgilendirir. Şayet bu konuda bir düzen oturtmuş değilsek ve dijital bir araçtan destek almıyorsak performansı ölçmek imkansıza yakındır. Çevik takımlarda performans neredeyse her gün ölçülür, hem de takım üyeleri bunu kendisi yaparlar. Takım üyeleri her gün bir önceki günden daha iyi olmayı amaçlarlar. İzleme ve kontrol süreçlerinde performansı ölçmek projenin ilerleyişi ve takım üyelerinin kişisel gelişimleri açısından oldukça önemlidir.
Serinin 7. yazısında proje yaşam döngüsü adımlarından olan “Proje Kapanış” konusunu inceleyeceğim. Bu kısımla ilgili soru ve görüşleriniz olursa [email protected] adresinden benimle iletişim kurmanız beni mutlu edecektir. Yazıyı beğendiyseniz aşağıda bulunan “Alkış” butonuna tıklayarak yazının daha geniş kitlelere ulaşmasını sağlayabilirsiniz. Sağlıklı günler dilerim.
M. Safa Orakçı
Makine Yük. Mühendisi (Phd)
Diğer yazılarıma da göz atabilirsiniz.