Excel 小知識：遇到空格時數順序的小技巧

上次講咗點用 data science 喝嘅方法去 Crack Wordle，好似太 hard core 咁，今期番番嚟講啲 Excel 小技巧，今日個實例問題係：

點樣可以自動化左邊黃色嘅數字呢？

其實一拉就可以了，問題係中間有空格…

大家要幫個表做番個 1,2,3,4,5 嘅 sequence，最簡單必定係喺頭兩格輸入 1 同 2，然後 mouse 一拉就可以喇，問題係而家有啲 row 喺空嘅，一拉就爛喇…

所以呢度就有 2 個小問題要處理，分別係 1) 點樣處理空格嘅問題；2) 點樣喺有空格下仍然排到順序。

其實一啲都唔難，用 IF + MAX 就可以喇。

用 MAX 排順序的小技巧

要數 1,2,3,4 除咗可以就咁拉，用 MAX 亦可以的，先舉個例子：

先將目光放喺 A8 嗰格，再叫 Excel 喺 A2 — A7 搵最大嗰個數出嚟 (即係「6」啦) 再 + 1，就係變成 7 喇！

留意條 formula A2 係有落 「$」而 A7 係無嘅，即係話 A2 係固定但 A7 係浮動，當我哋喺 A8 嗰格向下拉去 A9，Formula 就會變成 A2 — A8，咁嗰個搜索範圍就會愈變愈大喇。

可能一望覺得呢個方法好傻，點解唔直接喺 A8 輸入 「=A7+1」呢？因為我哋仲要處理空格嘛 (而我哋仲未處理)，如果上一格係空格，直接 + 1 就會變成 0 + 1 = 1 喇。

未係好明唔緊要，當處理埋空格嘅問題再一次過睇就會明架喇！

而要處理空格呢，簡單用 IF 就 OK 喇！

用 IF 處理空格的小技巧

只需要教 Excel 當 Column B 係空問嘅時候就空咗佢，唔係空嘅就用 Max 嗰條 Formula，咁就做到想要嘅效果喇。

又將目光放去 A8，formula 係「=IF(B8=””,””,MAX($A$2:A7)+1)」，即係話如果 column B 係空嘅，column A 就會係空嘅；否則就喺 Column A 向上搵最大個數 + 1 啦！

即係對 A8 嚟講，因為 B8 係一個空格，就以 IF 就會 return empty，所以 A8 係空架喇。

咁點解 A9 又可以出到 6 呢？首先因為 B9 唔係空嘅，所以 A9 就會搵 A2 — A8 最大個數 (即係 5) 再加 1，咁 A9 就變成 6 喇！

其實除咗用 MAX 之外，用 COUNTA 都可以做到一樣效果，方法係直接數 Column B NOT EMPTY 嘅方格數目，呢個留番畀大家自己試吓喇。

希望今篇可以幫到大家解決多一個辦公室 Excel 小難題，下個月再分享其他 Excel 小知識喇。

關於華田：
兒時夢想做i-banker，結果做了bank worker，還要是retail那種。過去在各大小銀行不同部門流徙，叫人借錢、催人還錢、審批貸款、出股票app、出借錢app、出信用卡、廣告策劃、銷售管理、分行佈點、生物認證、電子排隊、機器學習、敏捷開發，到現在還未安定下來。不懂財經、不懂經濟，只想談一下「銀行」這回事。

2021 年開始 Medium 只會發佈部份文章，想知最新銀行 insider insight，就要訂閱我 Patreon(patreon.com/watin) 喇！

2021 年 8 月 Medium 再次改制，讀者可以選擇將一半既 Medium 會費撥繳至你喜歡既作者。如果你想喺 Medium 上面支持我，可以去以下呢條 link (watin.medium.com/membership)登記做會員哦！

華田銀行 FB: facebook.com/WatinResearch
華田銀行 IG: https://www.instagram.com/bank_of_watin/
華田銀行 HKET 專欄： https://wealth.hket.com/sraw116/華田銀行